La actividad de cualquier empresa u organización, independientemente de la forma de propiedad, es imposible sin la gestión documental, que, de hecho, es una confirmación de esta actividad. La unificación de la circulación de documentos se realizó en los años 79 del siglo pasado, pero los estándares creados entonces, con cambios y adiciones menores, siguen siendo válidos en la actualidad.
Instrucciones
Paso 1
El sistema de gestión de documentos unificado necesario para respaldar las actividades de la organización incluye tres tipos de documentos:
- organizacional;
- administrativo;
- información y referencia.
Este último tipo de documentos es auxiliar en relación con los dos primeros y, a diferencia de ellos, no es obligatorio para su ejecución. Contienen cualquier información de servicio especial necesaria tanto para tomar decisiones de gestión como para su correcta comprensión e implementación.
Paso 2
Los documentos de referencia incluyen: boletines comerciales; telegramas y mensajes telefónicos; servicio, informe y notas explicativas; resúmenes, reseñas e informes informativos, actas. El contenido de estos documentos solo se puede tomar en cuenta o inducir a la acción en base a esta información. Esta es una parte importante del flujo de trabajo, sin la cual es imposible organizar cualquier proceso de producción.
Paso 3
Si hablamos de ciertos tipos de información y documentos de referencia, la mayor parte de ellos, por regla general, son cartas de información, en las que los autores señalan a la atención del encuestado algunos hechos, información sobre bienes, próximos eventos o actividades. Pueden ser tanto proactivos como aquellos que se redactan en forma de informe sobre la implementación de las tareas asignadas por las organizaciones matrices con el más alto nivel de gestión. Las cartas de ventas motivadas también se refieren a la información y los documentos de referencia.
Paso 4
Resumen, descripción general o nota informativa: documentos que contienen una descripción de algunos del mismo tipo de hechos, cosas o eventos en los que puede estar presente un breve resumen, pero este requisito no es obligatorio. Los certificados ordinarios se pueden preparar a solicitud de los interesados o particulares y servir como documento que acredite cualquier hecho. Estos son, por ejemplo, certificados de salario, composición familiar, lugar de trabajo o estudio, etc.
Paso 5
Las notas de servicio se utilizan generalmente como un intercambio de información entre departamentos que no dependen directamente de la producción. Los informes se escriben al supervisor inmediato con el fin de informar sobre los hechos que necesita saber en servicio. Las declaraciones explicativas se utilizan en los casos de infracción de la disciplina laboral, son redactadas por los propios infractores con el fin de explicar su acto. Los actos que confirman un hecho particular se redactan colectivamente y son firmados por al menos 3 participantes en el control o acción.
